• [최초공개] 나야, 우청생활백과 2.0 📖

• 이주님, 손흥민 선수와 어떤 사이인가요?

회사에서 이런 적 없으신가요?

“경조사 신청은 어디서 하지?”
“핸드폰을 새로 바꿨는데, VPN 설치는 어떻게 해야 하지?”

한 번쯤 올바른 정보를 찾지 못해 헤매거나, 결국 찾지 못해 Support 채널에 문의를 남기신 경험이 있으실 텐데요. 오늘은 이러한 문제를 한 방에 해결해 줄 우청내일2.0 A조의 프로젝트! 우청만을 위한 백과사전!

우청생활백과2.0을 구성원 여러분에게 공개하려 합니다!

우청생활백과2.0가 뭐냐구요?

우청생활백과2.0은 이렇게 탄생했어요

사실은요...

우청생활백과2.0 채우고, 배민쿠폰 받아가세요!

안녕하세요, 지난 호에 이어 우청내일 2.0 조직문화 TF의 회의문화 개선을 위한 다음 주제로 찾아온 퍼널최적화팀 김현민입니다. 이번 주제는 회의와 기록이에요.

* 본문의 내용은 홍국주, 『회의다운 회의』 / 사토 마사유키, 『아마존처럼 회의하라』를 참고하였습니다.

지난 호에서는 회의 참가자의 역할에 대해 소개해 드렸어요. 회의 참가자 각자가 역할을 다해야 하는 이유는 진짜 회의, 의미 있는 회의를 위해서일 텐데요. 그런데 진짜 회의, 의미 있는 회의란 무엇일까요? 그건 회의결행(會議結行)이 있는 회의라고 할 수 있어요. 혼자 하지 않고 올바르게 모이고, 모이지만 않고 의견을 나누며, 의견만 나누지 않고 결론을 내리고, 결론만 내지 않고 실행으로 옮긴다는 뜻이라고 해요.

이러한 회의를 위해 필수적인 도구가 있는데요! 그 도구가 뭘까요?

성능 좋은 마이크? 🎤

회의의 성패가 기록으로 결정된다고?

회의에서 기록은 왜 중요할까요? 기록은 논의 내용과 사실관계를 참석자 간 올바르게 공유할 수 있는 중요한 행위입니다. 또한 기록의 유무로 회의의 성패가 결정될 수 있어요. 여기서 좋은 기록이란 단순히 ‘정확한 회의 자료'만을 의미하지는 않아요. 그건 너무 당연하기 때문이죠. 회의를 ‘더 짧은 시간에, 더 정확한 의사결정을 내리는 자리'로 만들 수 있는 회의 기록의 특징은 다음과 같아요.

[좋은 회의 기록의 특징]

어떻게 기록해야 할까?

그렇다면 회의자료는 어떻게 기록해야 할까요?

- 회의 전

먼저, 회의자료는 서술형으로 기록하는 게 좋아요. 기록된 회의자료는 다음 회의 직전 또는 회의 시작과 함께 다시 읽게 되는 경우가 많은데요, 그 자리에서 읽고 다시 이해할 수 있게끔 서술형 문장으로 작성해야 동일한 맥락으로 회의를 시작할 수 있습니다.

- 회의 중

회의는 개인의 기억이 아닌, 집단의 기억을 관리하는 시간과 공간이라고도 해요. 그런 면에서 모두가 동시에 작성 현황을 볼 수 있는 위키 페이지나 구글 닥스와 같은 문서 도구나 figma, miro 같은 온라인 화이트보드 도구가 유용하죠. 오프라인의 화이트보드에 직접 기록하고 사진을 찍어 남기는 방법도 있어요. 명심해야 할 것은 회의 내용이 어떻게 기록되느냐에 따라 참여자들의 기억이 달라질 수 있다는 점이에요.

- 회의 후 : 미팅 노트는 간단하게, 실행 계획은 명확하게

회의가 효율적으로 진행되는 것 못지않게 중요한 것이 효과적으로 마무리하는 것이라고 해요. 여러 회의 유형이 있겠지만, 의사결정 유형의 회의를 기준으로 결론에 포함되어야 하는 것은 아래와 같아요.

• 결정 사항('무언가를 한다, 하지 않는다, 다음으로 미룬다, 다시 논의하지 않는다' 중 하나)
• (무언가를 한다면) 누가 할 것인가?
• (무언가를 한다면) 언제까지 할 것인가?
• (무언가를 한다면) 어떻게 할 것인가?

회의가 종료된 뒤 남아야 하는 문서는 회의 시 남긴 미팅 노트뿐만 아니라, 실행 계획서가 있어요. (물론 미팅 노트에 실행 계획이 포함된 형태도 좋아요.) 실행 계획이 포함되지 않은 의사 결정은 어떤 실행도 장담하기 어렵다고 봐야 해요. Target(목표), Time(기한), Those(담당자) 3T가 실행 계획에 명확하고 구체적인 행동의 형태로 기록되었다면 그 회의가 바로 진짜 회의, 의미 있는 회의였다는 증거죠.

간단한 기록 Tip

마지막으로 소소한 팁을 남기면, 구글 캘린더의 회의록을 활용하는 방법이에요. 회의를 생성할 때 “설명 또는 Google Drive 첨부파일 추가" 부분을 클릭하시면 회의록을 추가할 수 있어요. 이곳에 회의 관련 기록물을 모아두면 나중에 필요할 때 위키보다 좀 더 쉽게 캘린더에서 회의를 검색해 실제 참석자 명단과 함께 확인할 수 있다는 장점이 있어요.